第一章 总 则
第一条 为使学院公文处理工作规范化、制度化、科学化、程序化，提高公文处理质量和工作效率，按照有关文件精神，结合学院实际情况，特制定本办法。
第二条 公文是有法定效力和规范体式的公务文书，是进行党政管理的重要工具。公文处理指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互管理、衔接有序的工作。公文处理应当坚持实事求是,精简、高效的原则，严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，做到及时、准确、安全。
第三条 院长办公室是学院党政公文处理的管理机构，负责指导院内各部门的公文处理工作。
第四条 各有关职能部门负责人应当高度重视公文处理工作，加强对本部门公文处理的领导和检查，并确定人员专门负责公文处理工作。
第二章 公文种类
第五条 学院常用的公文种类主要有:
（一）决定：适用于对重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关部门及人员，变更或撤销下级部门不适当的决定事项。
（二）通知：适用于转发上级机关的公文，传达需要学院各部门办理、执行或周知的事项，任用和聘用人员。
（三）通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。
（四）通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况。
（五）报告：适用于向上级机关或学院部门向学院回报工作，反映情况，答复询问。
（六）请示：适用于向实际机关或学院各部门向学院请求指示或批准的事项。
（七）批复：适用于答复院内各部门请示事项。
（八）意见：适用于对重复问题提出意见和处理办法。
（九）函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准和答复审批事项。
（十）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章 公文格式
第六条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期组成。
上报学院的公文应包含标题、主送、正文、日期、印章等内容。
公文按规定采用国际标准A4纸打印，左侧装订。
第七条 各部门以学院名义发文时，文号用“院字”或“院 * 字”，须以学院名义落款。
第八条 各单位自行发文时，文号不可用院字，且落款须为学院**处、**学院。如：
办公室，文号为 “办字〔2024〕*号”，落款为学院办公室；
人事处，文号为 “人字〔2024〕*号”，落款为学院人事处；
教务处，文号为 “教字〔2024〕*号”，落款为学院教务处；
学生处，文号为 “学字〔2024〕*号”，落款为学院学生处；
电气工程学院，“电气工程学院字〔2024〕*号”，落款为电气工程学院；
其他需要发文的部门，可依据此文号规律，规范发文。
第四章 行文规则
第九条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。下属部门报送学院的公文，应签署明确意见并加盖公章。
第十条 学院统一对外行文，各职能部门不得自行对外正式行文。各部门职责范围内的工作如需向下正式行文，可由院长办公室转发。
第十一条 上报学院公文事项如涉及多个职能部门，应事先与涉及的部门协调沟通，然后上报。属于主管部门职权范围内的问题，应当直接报送该主管部门进行处理，不必向学院行文。
第十二条 “请示”应当一事一文。“报告”不得夹带请示事项。
第十三条 除学院领导直接交办的事项外，不得以部门名义直接向院领导报送“请示”或“报告”。部门负责人不得以个人名义上报“请示”。“请示”不得多头报送。
第十四条 发文时使用规范格式和规范字体。题目使用小二号方正小标宋字体（如没有，可用方正小二号字体加粗代替），一级标题是三号黑体，二级标题是三号楷体，正文是三号仿宋，公文主体行距为固定值28磅。另外请注意标点符号的正确使用。
第十五条 各级标题的正确选择与使用。标题按照从大到小的排列方式，合理使用1.2.3级标题，尽量勿跨级使用标题。
第十六条 打印公文时，第一页使用“安徽扬子职业技术学院”红头纸，其余页使用A4纸竖版打印，左侧装订，各边距一般选择如下尺寸：上2.54厘米，下2.54厘米，左3.18厘米，右3.18厘米。
第五章 发文办理
第十七条 发文办理指制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、符合、缮印、用印、登记、分发等程序。
第十八条 草拟公文应做到：
（一）符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级的指示，完整、准确体现发文意图，并同学院现行有关公文相衔接。
（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
（三）使用简称要规范，应先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或缩写形式，应先在第一次出现时注明准确的中文译文。
（四）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层“（1）”。
（五）应当使用国家法定计量单位。
（六）文中如涉及院情统计数据，应先与相关部门核实。
（七）公文内容如涉及多个部门，主办部门应先送相关部门会签。
第十九条 草拟公文时，第一页须用发文稿纸，第二页使用公文稿纸，并逐项填写“发文稿纸”上的相关内容后交院办。有时限要求的公文，承办部门须提前一天送院办。特事特办。
第二十条 拟好的公文签发前应做好审核工作。审核重点是：是否需要行文，公文内容、文字表达、文中使用、文件格式是否符合本办法的规定等、
第二十一条 以学院名义制发的公文，均需经分管院领导审核后，由学院主要负责人或主持工作的负责人签发；以部门名义制发的公文，需经部门领导审核后，由分管领导签发；承办单位完成《安徽扬子职业技术学院拟稿封面》的流程审批后，方能正式发文。公文一经签发，不得更改，如需改动，应报签发人审核。
第二十二条 由多部门联合发布的公文，需由主要牵头部门完成公文发布的审批流程，其他部门完成会签。
第二十三条 由各职能部门起拟的公文，在正式印制前，应先由拟稿人核稿签字，再由院办进行复核，复核的重点：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范。完成《安徽扬子职业技术学院拟稿封面》的流程审批后，方能正式发文。
第六章 收文办理
第二十四条 收文办理指对收到的院办外公文的处理过程，包括：签收、登记、审核、拟办、承办、督办等程序。
第二十五条 院办收到各部门承报的公文时，应进行由本部门办理；文件使用、公文格式是否规范；涉及到相关部门的事项是否已协商、会签。
第二十六条 经审核，对复核本办法规定的院内公文，院长办公室应及时提出拟办意见，送分管院领导批示；院长办公室按院领导批示意见应尽快转交给承办部门；紧急公文，应向院领导和承办部门说明情况，当天回复。对不符合本规定的院内公文，经院长办公室领导同意，退回承办部门，并说明理由。
第二十七条 承办部门收到交办的公文后，应按时限要求及时办理；对不属于本部门职责范围或不宜由本部门办理的，应及时退回院办，并说明理由。
第二十八条 院外来文件包括教育部、省教育厅、芜湖市有关部门及其他外单位来文，由院办在OA系统上进行收文登记，在系统上流转《安徽扬子职业技术学院公文处理标签》，提出拟办意见，报书记或院长批示后，做好上传下达，并督促在规定的时间内完成文件办理。院内各部门收到上级正式公文，或外出开会带回正式文件、材料，必须送院办登记办理，不得直接签批或传阅。
第二十九条 对于接收或领取的机要文件，由办公室统一进行登记，拟写《安徽扬子职业技术学院机要文件处理标签》，请书记或院长审批后，由办公室负责做好机要文件的上传下达，并督促在规定的时间内完成文件办理。原则上不允许承办部门复印机要文件或将机要文件带出院办公室。
第三十条 除直接交办事宜外，院领导一般不直接收取各部门请示或报告，未经登记的公文应交院长办公室登记办理。文件传阅后退回院长办公室，不得横传。
第三十一条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致时，可以提出明确意见经院长办公室上报主管院领导审批、裁定。
第三十二条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
第三十三条 送负责人批示或交有关部门办理的公文，院长办公室负责催办；做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
第七章 公文管理
第三十四条 由学院办公室对发文工作进行统一的管理。
第三十五条 公文处理完毕后，应及时整理（立卷）、归档，定期向档案部门移交。
第三十六条 院内相关部门合并时，全部公文应当随之合并管理。部门撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。
第三十七条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文废止，视作自废止之日起不产生效力。
第三十八条 凡学院发送的公文，各部门要有专人签收、保管。机要文件在完成处理后，由办公室将机要文件进行登记、归档，锁入保险柜中，对于需要清退的机要文件，由办公室及时予以清退。凡属规章制度性的或本部门的院内文件要妥为保存。
第三十九条 公文处理必须遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及有关保密法规，确保党和国家秘密的安全。上级机关的公文，除绝密或注明不准翻印的意外，经院领导同意，院长办公室可以翻印、复印、转发，按正式文件管理。
第四十条 各部门要对自己的发文内容进行审核把关，确定内容无问题方可发文。
第四十一条 所有发出的公文都要保留电子版及红头文件扫描版，并将纸质版交由学院办公室存档。
第八章 附 则
第四十二条 学院以往发布的有关公文处理的规定，凡与本规定不一致的，以本规定为准。
第四十三条 本办法学院授权院长办公室负责解释。
第四十四条 本办法自发布之日起正式施行。
