为进一步规范学院办公设备配置管理，提高设备的使用效率，建设节约型校园，结合学院实际情况,特制定本办法。

第一章 适用对象和范围

第一条  适用于安徽扬子职业技术学院各二级学院、各职能部门的行政办公人员。

第二条  学院办公室统一给各二级学院、各职能部门配置办公用品（具体配置见附件），除此之外，各单位每学期可根据实际需要向学院办公室提出办公物品采购申请。

第二章  采购、验收和入库

第三条  办公设施的购置按学院采购管理有关规定执行。为了提高采购效率和节省开支，办公设施一般由采购部集中采购，学院办公室配合。

第四条  采购部会同学院办公室、使用部门验收，核实单据（发票）及物品明细，检验是否有合格证，外包装是否完好，品种、数量、规格、单价是否和采购计划相符等。

第五条  验收合格后办理入库手续，不合格由采购责任人无条件退还。

第三章  领用和发放

第六条  办公设施(用具)领用和发放由学院办公室负责。办公室建立办公设施(用具)管理台帐，确保合理库存，进出帐真实，无误差。

第七条  本着节约的原则，据实领用，各单位不得私自库存办公用品，多余物品退还至办公室仓库；部分物品如非第一次领用，或需以旧换新，需向学院办公室提出书面申请，阐述再次领用的原因，附物品详细清单，并经分管领导批准同意后，方可再次领用办公物品。

第八条  新进行政办公人员入职时，由办公室依据各部门责任人提供名单和办公设施(用具)清单，负责为其配齐，以确保新聘人员正常工作。

第九条  教职工离职，应按办公室所登记领用及保管统计，退还办公设施(用具)。由办公室依据实际使用情况，对回收用具进行再分配；或在离岗前与岗位新交接工作人员直接完成交接。

第四章  使用、保管和赔偿

第十条  各二级学院、各部门不得将办公设施挪作它用，也不得将为教学、实训、社团组织及公共设施等配置的设备挪作本单位行政办公之用。各二级学院、各部门应本着节约原则,合理使用办公设施，发挥设备的最大效益。

第十一条  各单位使用的办公设备由各单位管理，单位负责领导为责任人；员工个人使用办公设备，使用人即为责任人，须合理使用，妥善保管。

第十二条  校内工作调动时，该岗位专用的办公设施(指计算机、优盘)不得随人走，属于二级学院或部门使用的其他设备不得带走；调离学院或退休时，由使用单位指定专人接管设备或安排给新进人员继续使用。

第十三条  重大办公设施原始发票复印件、售后服务(三包)资料及备件等由采购部门负责妥善保留，做好登记帐。

第十四条  按“使用者负责”标准，因管理或使用不妥等人为原因造成办公设施损毁、丢失，由责任人负担直接经济损失，部门共同使用办公设施由部门责任人提供赔偿方案，具体由办公室提出相关处理意见，经分管领导、院长和董事长审批后实施。

第五章  维修及保养

第十五条  办公设施如需维修及保养，在保修期内，由办公室联络供货商进行维修及保养。若已过保修期限而需支付维修费用，由使用部门提出维修计划并填写《办公设施维修保养记录表》，经维修部核实并确定费用，分管领导审核后维修或维护，维修费用正常走报销流程报销。

第十六条  办公室需对办公设施进行统筹管理，联合维修部、财务部对各类维修、保养及耗材要做好登记，并定时分析，控制成本，杜绝浪费。

第十七条  办公电脑的使用，电脑安装、调试、维护、保养和管理由信息中心、办公室共同负责。如办公电脑不得正常使用，需请信息部门查看，给出维修或者更换意见，办公室跟进对接处理。对废旧不能用作正常办公的电脑，信息中心出具情况说明，由办公室联合信息中心统一收置，进行资源再利用。

第六章  附则

第十八条  报废申请:办公设施因到使用年限或其它客观原因无法继续使用，经技术鉴定后，出具情况说明确定无法继续使用，由办公室统一归置；仍可利用则由办公室提出处理意见，上报相关领导指示后给予处理。未达到可更新年限的设备，不予更新，维修后继续使用。对未达到可更新年限而需要更新行政办公设备的，购置经费由使用单位自行解决。

第二十二条  本管理办法要求所包含资产、费用审核和报销步骤严格按学院财务管理制度实施。

第二十三条  本办法学院授权院长办公室负责解释。

第二十四条  本办法自发布之日起正式施行。

附件：办公设备配置一览表